Qué debe quedar registrado de un viaje de carga
Revisada el
De cada viaje de carga debería quedar registrado con qué documentos salió, por dónde fue y dónde se detuvo, cada contacto con el conductor, cada novedad o incidente con quién lo atendió, y cómo se entregó. Con hora, lugar y responsable de cada cosa, y guardado con el viaje, no repartido entre celulares y plataformas.
Antes de salir
Lo que prueba que el viaje salió en regla:
- El manifiesto de carga expedido ante el RNDC.
- Los documentos vigentes del vehículo y del conductor al momento de salir: SOAT, revisión técnico-mecánica, licencia con la categoría correcta.
- La inspección preoperacional (prechequeo) y lo que se encontró.
- Si algo faltaba y se despachó igual: quién lo autorizó y por qué.
En el camino
Lo que prueba que el viaje estuvo vigilado:
- Las posiciones, con su fuente (GPS del camión o teléfono) y los tramos sin señal.
- Los reportes del conductor y cada intento de contactarlo, contestado o no.
- Las paradas, los desvíos y las explicaciones que se dieron.
- Las pausas declaradas: cargue, descargue, descanso, pernocta.
- En refrigerados, las lecturas de temperatura contra el rango del viaje.
- Los incidentes: qué pasó, quién lo atendió y qué hizo.
Al entregar
Lo que cierra el expediente:
- El cumplido con sus soportes.
- Las novedades de entrega: faltantes, averías, devoluciones, con su causa.
- La hora y el lugar reales de la entrega.
Por qué importa que esté junto
Cada una de esas piezas suele existir, pero repartida: el GPS en la plataforma del proveedor, los audios en el WhatsApp de un despachador, las fotos del cumplido en el celular del conductor, las autorizaciones en un correo. Cuando llega el reclamo del cliente, la aseguradora o el auditor, reunirlas cuesta días, y lo que no se guardó ese día ya no existe.
Un expediente útil tiene tres propiedades: está completo, cada línea dice quién y cuándo, y no se puede corregir sin dejar rastro de la corrección.
